CHECK LIST

Check list yang dibuat oleh seorang auditor sebaiknya:

1). Tidak terlalu detail.

Apabila terlalu mendetail, dikhawatirkan membuat auditor tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi lapangan sehingga bisa menyebabkan auditor mengikuti alur yang salah dan tidak diperoleh hasil audit yang memuaskan.

2). Jangan terlalu tebal.

Check list yang tebal sangat tidak effisien dan dapat membuat auditor kehilangan semangat untuk mrngikuti proses. Usahakan membuat satu halaman saja.

3). Ditulis sendiri oleh auditor yang bersangkutan.

Check list yang dibuat oleh orang lain dapat membuat auditor binggung atau salah persepsi sehingga dapat mengakibatkan terhentinya proses audit yang sedang berlangsung.

4). Bukan untuk dipublikasikan.

Check list adalah milik auditor, dan bukan untuk dipublikasikan kepada auditee karena apabila check list dipublikasikan (diumumkan), dapat menyebabkan kemungkinan auditee mempersiapkan jawabannya sehingga tujuan audit tidak tercapai.

5). Selalu diperbarui setiap akan melakukan audit.

Usahakan untuk selalu memperbarui check list untuk setiap pelaksanaan audit, karena apabila check list yang digunakan sama, maka dikhawatirkan ada area yang tidak terselidiki kesesuaiannya.

6). Check list dapat disusun dari berbagai sumber, antara lain : ISO 9001; Dokumen QMS (SMM) perusahaan; kumpulan ide auditor lain; pengetahuan tentang displin ilmu bersangkutan (yang akan  diperiksa); masalah klassik yang menjadi rahasia umum dan check list sebelumnya.

7). Pertanyaan yang diajukan dapat dibantu dengan menggunakan prinsip 5W & 1 H yakni : What, Where, When, Why, Who dan How).

Contoh Check list  : Misalnya untuk mengaudit sub clause 5.6 Management Review.

Nomor Check list  : 1.

Bidang audit          : Management Review.

1. Umum (5.6.1)

• Apa ruang lingkupnya? Mengapa dilaksanakan? Bagaimana pelaksanaannya? Apa nilai tambah yang dihasilkan? Siapa saja yang hadir?

2. Input (5.6.2)

• Kebijakan mutu perusahaan (5.3); Sasaran mutu (5.4.1); Customer Feedback (8.2.1); Audit result (8.2.1); Continue improvement, corrective action, dan preventive action (8.5).

3. Output (5.6.3)

• Apakah kebijakan mutu dan sasaran mutu masih relevan? Apa ide-ide baru yang dihasilkan; Apakah system yang diterapkan sudah relevan? Bagaimana tindak lanjutnya?

4.  Record (4.2.4)

• Apakah record Management review tersedia? Bagaimana cara pengaksesannya; Dimana penyimpanannya; Siapa yang mengendalikannya?

Contoh model checklist (Apa yang harus dicek, bagaimana untuk mengecek, jawaban yang diharapkan jika diketahui) khusus untuk bagian pembelian.
-

Mr. Gerbet adalah Manager bagian pembelian.

Melalui interview dengan Mr Gerbet konfirmasi hal2 yang berikut (Confirm the basics):

-Peranan Mr Gerbet dan tanggung jawab tanggung jawab nya (sebagai manager pembelian seperti yang tercantum prosedur2 yang terdokumentasi dan uraian2 pekerjaan).

-Hubungan2 pelaporannya (seperti yang ditentukan dalam bagan organisasi dari manual mutu).

-Struktur keorganisasian dalam wilayah pembelian (seperti yang ditentukan dalam bagan organisasi pembelian).

-Status dari staff yaitu konfirmasikan siapa yang diminta untuk pemeriksaan dan apakah telah ada perubahan2 staff (staff baru, lowongan2 yang ada, staff sementara……).

-Sasaran2 pembelian sekarang (seperti yang ditentukan dokumen sasaran2 pembelian lokal).

-Bagaimana prosesnya dimonitor (hal ini perlu ditetapkan, tapi mungkin termasuk : supplier terkait keluhan2, memonitor ketepatan dari penyerahan2, kwantitas dari barang2 yang diserahkan, kecelakaan stock keluar, pengembangan kompetensi staff, biaya2).

-Tetapkan bagaimana informasi itu dikumpuli dan dilaporkan (cek bukti yang actual belakangan).

-Pelanggan2 dari proses pembelian (tanggapannya harus konsisten dengan peta proses pada manual mutu. Perincian ini akan membantu verifikasi proses keeffektivitas).

-Dokumentasi yang digunakan dalam wilayahnya dan status control dokumennya (menyebut copy2 yang digunakan dalam penyiapan checklist atau memerincikannya dalam checklist yakni Manual mutu seksi … revisi…, dstnya. Prosedur2 yang terdokumentasi OP…..rev….., dstnya. Daftar para supplier yang telah ditunjuk/ disetujui tertanggal ………… Sasaran2 pembelian lokal no : XX/XX/XXXX. Juga cek dokumen2 lain yang disiapkan pada waktu dari audit).
-

Selanjutnya (Establish the process), Melalui wawancara dengan Mr Gerbet ,

a). Minta suatu garis besar dari proses pembelian yang meliputi :

-Pemilihan para supplier baru.

-Penilaian dari para supplier yang ada.

-Penerbitan2 PO-PO.

-Monitoring proses PO.

b). Bandingkan keterangan lisan dengan Manual mutu, prosedur2 yang terdokumentasi, sasaran2 lokal.

c). Buat tujuan dari proses, ini akan membantu untuk verifikasi proses keeffektifan. Sasaran pembelian lokal yang akan digunakan untuk mengukur proses pelaksanaan dan untuk membantu identifikasi persyaratan2 peningkatan.
-

Berikutnya (search for objective evidence), telah diputuskan bahwa prose situ akan diaudit mulai dari inputs (dan bukan dalam urutan yang terbalik dari outputs ke inputs).

1). Para supplier yang ditunjuk (disetujui):

-Mereview daftar para supplier yang telah ditunjuk dengan :

i). membuat apa yang menjadi keperluan untuk menunjuk seorang supplier yang baru.

ii). Membuat cara2 yang digunakan untuk menunjuk para supplier, dengan mereview sebuah contoh dari catatan2 untuk sejumlah para supplier yang terperinci pada daftar supplier untuk memperlagakkan masin2 cara yang dipakai.

iii). Tentukan bagaimana performance supplier dinilai dan dapatkan bukti yang lebih jauh (seperti minut2 daei rapat2?).

iv). Bahas pengaturan2 untuk mengupdate daftar para supplier.

2). Para supplier yang tidak disetujui (ditunjuk):

i). membuat apa yang menjadi keperluan bagi seorang supplier yang tidak dapat ditunjuk.

ii). Dapatkan bukti untuk memperlagakkan bagaimana para supplier yang tidak dapat ditunjuk dinilai sebelum dipakai.

iii). Tentukan tangung jawab tanggung jawab apa yang dimiliki fungsi mutu dan dapatkan bukti dari keterlibatan mereka (seperti audit trail bila hanya pembelian yang sedang diaudit).

iv). Sample PO-PO untuk verifikasi penggunaan dari daftar “supplier yang tidak ditunjuk”.

3). Purchase Orders (PO-PO).

i). Tentukan apa yang menjadi keperluan untuk menerbitkan sebuah PO (laporan2 stock dan permintaan2), ambil sample sejumlah dari tiap input dan referensi silang PO-PO yang saling berkaitan (PO-PO standard dan PO-PO khusus). Cek perincian2 dari kwantitas, uraian dari tiap item yang dibeli, tanggal dari penyerahan, lampiran2, dll untuk konsistensi.

ii). Sebagai tambahan cek sample PO untuk kesesuaian dengan OP-nya; cek tanda tangan dari manager2 pembelian dan untuk PO-PO khusus cek tanda tangan dari si asal permintaan itu.

iii). Cek catatan penerimaan barang2 yang terkait untuk membangun keeffektivitas proses pembelian pada pemenuhan persyaratan2 PO (yaitu kwantitas yang cocok dari item2 yang diserahkan, tepat waktu, sesuai speksifikasi, bebas dari kerusakan).

iv). Tentukan bagaimana perubahan2 pada PO-PO diproses dan dapatkan bukti,

v). Buatlah pengaturan2 untuk pendistribusian PO-PO,

vi). Buatlah pengaturan2 untuk pengontrolan PO-PO.

4). Monitoring proses pembelian:

Dapatkan bukti proses monitoring dari :

i). Data/ trends supplier yang berkaitan dengan keluhan2 pelanggan.

ii). Data/ trends ketepatan waktu dari penyerahan.

iii). Data/ trends kecelakaan2 stock keluar.

iv). Setiap bukti lainnya tergantung pada apa yang telah diperoleh dalam tahapan confirm the basics diatas.

5). Sumber2 : Orang.

i). Dapatkan sebuah sample dari kompetensi untuk staff pembelian (yang telah teridenfikasi dalam tahapan confirm the basics dan selanjutnya cek apakah ada staff baru) dan diskusikan peranan mereka dalam proses pengembangan staff (seperti audit trail dan hati2, hanya bagian pembelian yang sedang diaudit).

ii). Dapatkan rencana2 training dan catatan2 training untuk staff yang disamplei dan cek ketepatan dan konsistensi dengan kompetensi2nya.

iii). Buatlah pengaturan2 untuk pengontrolan catatan2 training.

iv). Tentukan bagaimana para provider training diatur (seperti audit trail), bila para provider luar yang diperlukan, bagaimana mereka dipilih).