Prinsip2 yang menyangkut sikap2 auditor dlm mengaudit :
1). Ethical Conduct :
Peran dari auditor tdd trust, integrity, confidentiality, discretion (bijak).
2). Fair Presentation :
Kewajiban untuk melaporkan sesuai dengan kebenaran dan ketepatan. Penemuan2 , kesimpulan2, dan laporan2 audit hrs mencerminkan secara benar, tepat, dan lengkap seluruh aktivitas audit. Setiap pendapat2 yang berbeda dan tdk terpecahkan diantara team audit dengan auditee dan setiap kendala yang terjadi harus dilaporkan.
3). Due Professional care :
Penerapan yang cukup berhati-hati dalam auditing. Para auditor melatih berhati-hati sesuai dengan pentingnya tugas yang mereka emban dan kepercayaan yang diberikan pada mereka untuk mengaudit client2 dan pihak2 yang berkepentingan lainnya. Perlu adanya kompetensi adalah merupakan suatu kepatutan.
4). Independence :
Dasar untuk ketidak pihakan dan objektivitas dari kesimpulan audit. Audits adalah objektif dan bebas (tidak berpihak). Anggota2 team audit adalah bebas dari kepihakan dan kepntingan yang terselubung.
5). Bukti :
Dasar yang rasional untuk pencapaian kesimpulan2 audit. Bukti audit adalah dapat diverifikasi, yang didasarkan pada sample2 atas informasi yang tersedia karena suatu audit dilakukan dalam suatu kurun waktu dan sumber-sumber yang pasti.
Good Personality Characteristics in audit process (Sikap2 dalam proses audit) :
ACCEPTABLE | UNACCEPTABLE |
Observant (Penyelidik) | Oblivious (Pelupa/ percaya) |
Impartial (tdk berpihak) | Biased (condong berpihak) |
Resillient (luwes) | Over Sensitive |
Concise (Singkat/ringkas) | Pedantic (Penekan/bertele-tele) |
Articulate (fasih bicara/ lancar) | Uncommunicative (krg komunikatif) |
Patient (sabar) | Intolerant (tidak mau tau) |
Constructive(membangun) | Negative (merusak) |
Enam Tahap Pendekatan audit (Six Stage Approach to Audit):
1). Set the scene
Ucapan selamat pagi (basabasi / scenario) agar audit bisa enjoy (cairkan suasana)
Suatu atmospir yang santai akan membantu tahapan2 audit selanjutnya.
Seorang interviewee yang tegang membutuhkan waktu audit yang lebih lama dan cendrung informasinya menjadi salah.
Secara ringkas terangkan apa yang hendak diaudit dan bagaimana audit itu akan dilakukan
2). Confrim the basis (konfirmasi agar apa yang diaudit bisa sesuai).
Menetapkan terlebih dahulu kesesuaian dari system manajemen dengan kreteria audit yang layak dan pelaksanaan effektifnya.
Pertanyaan-pertanyaan yang bisa dilontarkan al seperti :
a). Kepada siapa anda berbicara? Apa peranan dan tanggung mereka? Berapa orang yang dipimpinnya dan hirakinya? Apa ada tenaga spesialis, sementara, kontrak , dll?
b). Kebijakan/ pedoman dan sasaran mutu.
c). Bagaimana cara monitoring dan measurement/ pengukurannya?
d). Dokumentasi termasuk prosedur2, perintah2, catatan2, dll
Sebagai contoh dalam stage ini :
a). Konfirmasi peran dan tanggung jawab manager pembelian yang terdokumentasi dalam prosedur2 mutu dan uraian2 pekerjaannya
b). Hubungan2 pelaporannya (apakah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Quality Manual).
c). Struktur organisasi dari bagian pembelian.
3). Estabish the process,
- Uji pemahaman auditee.
- Memastikan prosedur yang kita baca sesuai dengan yang dipakai.
- Peninjauan keseluruhan dari prosesnya :
a). Bagaimana proses ini bisa cocok dengan proses yang lain?
b). Bagaimana saling keterkaitannya dan dengan apa?
c). Apa tujuan dari prose situ?
d). Apa yang baru telah berubah? Dan apa pengaruh dari perubahan itu?
Sebagai contoh adalah pertanyaan2 yang ditujukan pada proses pembelian seperti :
a). Seleksi atas supplier2 yang baru, evaluasi dari supplier2 yang ada, proses2 penerbitan PO, cara melakukan monitoring PO.
b). Bandingkan keterangan lisan dengan Quality Manual dan prosedur2 yang terdokumentasi dalam prosedur2 dan sasaran mutu.
c). Tentukan Sasaran dari proses itu agar bisa membantu untuk meverifikasi proses keefektifannya.
4). Search for objective Evidence (Jalan2 keliling lokasi untuk mendapatkan bukti).
Tahapan ini mencari bukti yang actual dari pelaksanaan system dengan sejumlah teknik sbb :
a). Menginterview personal yang secara actual melakukan proses2/ kegiatan2.
b). Observasi atas kegiatan2 yang sedang dilaksanakan.
c). Pengujian atas proses2nya termasuk inputs, resources, controls, dan outputs.
d). Mereview catatan2.
e). Pengujian atas kecocokan, kesesuaian, dan keeffektifan dari hasil2 proses.
Sebagai contoh kasus adalah tentang proses pembuatan PO:
a). Tentukan urgensinya untuk menerbitkan sebuah PO dengan membandingkan laporan2 stock dan permintaan2nya,
b). Ambil sample sejumlah input dan referensi silang dari PO –PO yang berkaitan dan pilah2 atas PO-PO yang standard dan PO- PO yang khusus.
c). Periksa perincian dari kwantitas, uraian item yang telah dibeli, tanggal dari penyerahan, lampiran2nya, dll atas konsistensinya.
d). Periksa sample PO dengan kesesuaian prosedur mutu, periksa tanda tangan manager pembelian, dan untuk PO-PO yang khusus diperiksa tanda tangan organisator atas permintaan itu.
e). Periksa catatan penerimaan barang yang menyangkut keeffektifan dari proses pembelian terhadap pemenuhan persyaratan2 PO yakni apakah kwantitas nya benar atas item2 yang telah diserahkan, tepat pada waktunya, sesuai dengan spesifikasi, dan tidak terjadi kerusakan.
f). Tentukan bagaimana cara perubahan2 pada PO-PO diproses dan dapatkan buktinya.
g). Cara2 pendistribusian dan pengkontrolan PO – PO.
h). Data dan Trends Supplier yang berkaitan dengan complain2 pelanggan.
i). Data dan Trends ketepatan waktu dari penyerahan.
j). Data dan Trends terjadinya kehabisan stock, dll.
5). Check back (klarifikasi).
Dari bukti yang terkumpul dibandingkan denga n kreteria audit (yakni dokumentasi QMS, ISO 9001, tuntutan pelanggan, legal dan regulatory, dll) untuk menetapkan kesesuaian dan ketidaksesuaian.
Seberapa baiknya system yang mendukung kebijakan dan sasaran2 dapat dibuat untuk menentukan apakah system itu telah dilaksanakan secara effektif.
Ringkaskan informasi yang telah terkumpul dan yakini bukti pendukung telah dicatat.
Laporan2 secara lisan dan diskusikan temuan2 untuk mendapatkan konfirmasi.
Kumpulkan informasi untuk menyusun audit trails ke departemen2/ proses2 lanjutannya.
6). Close out (temporary konklusi).
Sebelum tinggalkan, ucapkan terima kasih pada personal atas bantuan mereka untuk menjelaskan dan yakinkan semua temuan2 audit telah dimengerti mencakup baik yang positif maupun setiap ketidaksesuian.
Olah dengan interviewee setiap peluang yang teridentifikasi untuk peningkatan dan jelaskan bagaimana temuan2 audit itu akan disajikan dan dikomunikasikan.
Effectiveness Check :
1). Goal / Purpose.
2). Quality Objective (Target/ achievement)
2). Quality Objective (Target/ achievement)
3). Compliant internal & external.
Cara melakukan audit :
1) Scope (ruang lingkup audit) mis : Supplier Approval dan raising PO
2) Objective (tujuan audit) : meet or exceed customer expectation.
3) Creteria (referensi audit) : procedure 08 & 09.
4) Audit trail (strategic audit, planning, and programme): coba link confirm dengan bag yang lain seperti : penerimaan barang, inspeksi, dan possible area lainnya.
Teknik2 pelaksanaan audits :
Time Management
Suatu cara yang gampang bagi auditor untuk mengalokasikan waktu yang tersedia diantara berbagai aktivitas yang akan direview adalah dengan cara membuat checklists.
Informasi management
- Pedoman/ buku
- Tanya
- Bicara
- Dengar
- Catat
- Pertimnbangan / Analyse
- Penglihatan.
Rudy and Kipling 1865 – 1936:
I keep six honest working men
They taught me all I know
Then name are what , why, when, how, where, and who.
Interviewing ( ad 1. Questioning).
- Targeted Questions, single subject
- Ask about.
- Input
- Process
- Outputs
- Leading Questions
- Silence
- Follow up Questions (show me, what happens next, what if).
Teknik sampling ditentukan oleh (ad 2 sampling):
- Time
- Complexity
- Characteristic
- Distance (jarak)
- Priority
Sample ada 4 tdd 3 ok dan 1 NC maka perlu diambil sampling untuk menentukan tingkat keparahan)
Recording yang diperlukan (ad.3 Recording):
- Selective
- Factual
- Relevant to scope
- Take your time
- Do it openly (confirm bukti)
- Take recorder or Dictaphone
Penyiapan laporan audit:
Terlepas dari bentuk dan formatnya, laporan2 audit harus mencakup topik2 utama yang telah diidentifikasikan penting untuk dibahas dan disajikan dalam pembukaan dan penutupan meeting.
Ada 2 tujuan tertentu yang harus disikma dalam pembuatan laporan adalah :
1). Laporannya harus menyajikan bukti objektif atas pelaksanaan yang effektif dari prosedur audit.
2). Persyaratan 2 corrective action yang dapat diidentifikasi dan pemenuhan2 follow up lanjutannya harus dapat dibuat dan dimulai.
Sebagai tambahan adalah laporan2 juga harus dibuat sebagai feedback :
- Untuk mengidentifikasi dan belajar dari praktek2 yang terbaik.
- Untuk mengidentifikasi corrective actions yang cukup berarti.
- Untuk menghapus permasalahan2 secara permanen.
Laporan2 audit juga harus memenuhi persyaratan2 umum sebagai berikut :
- Dicatatkan secara jelas.
- Dievaluasi secara fair.
- Dilaporkan secara tepat.
- Penyajian yang baik.
Definisi dari Non-Conformance (NC) adalah suatu ketidak sesuaian atas suatu persyaratan dari : system management mutu (QMS), ISO 9001, Kepuasan Pelanggan, Legislasi, Badan Pemerintahan.
Jenis2 dari laporan audit tdd :
- Laporan2 ringkasan (summary reports) : Laporan2 ini dipakai untuk menyebutkan keseluruhan temuan2 dari audit yang telah dilakukan dan secara khusus berisikan informasi berikut : No.identifikasi yang berkesinambungan, Tanggal dari audit, Audit scope (Area/Aktivitas/ proses yang diaudit dan Dokumentasi dari system yang bersangkutan); Para auditor; Ringkasan dari temuan2 dan kesimpulan2.
- Non-Conformance Notes/ Correctives Action Requests (Catatan2 ketidaksesuaian dan permintaan2 tindakan perbaikan) adalah ditujukan untuk :
a). Menyampaikan keadaan dari temuan2 dalam suatu cara yang jelas dan tepat sehingga corrective actions yang layak mungkin dapat diidentifikasikan.
b). Memberi nasehat administrator audit dan para auditor lain apa yang telah ditemukan agar tindakan2 lanjutan mungkin dapat diidentifikasikan.
c). Meyajikan suatu catatan yang dapat dimengerti bila direview secara gamblang dari sudut penglihatan audit.
Catatan : Catatan2 ini harus berisikan informasi tertentu yang bersifat wajib agar terhindar dari kebinggungan dimasa yang akan datang.
Penjelasan dari Singkatan kata PLANES didalam penyiapan laporan audit adalah sbb :
PROCEDURE :
Bagian tertentu dari standard prosedur terhadap mana catatan itu telah dimunculkan.
Merupakan praktek yang sehat untuk membaca kembali standard yang relevan atau persyaratan2 standard manajemen mutu (QMS) sebagai konfirmasi bahwa interpretasi nya adalah konsisten dengan pemunculan kekurangan itu sebelum menerbitkannya.
LOCATION : Area secara physic yang telah diaudit.
ACTIVITY : Proses yang telah diaudit.
NATURE OF PROBLEM : Sifat/ keadaan dari ketidaksesuaian.
EVIDENCE : Identifikasi2 khusus dari dokumen2, bahan2, dll.
SCALE OF THE PROBLEM : Misalnya Dalam suatu sample sebjk 10 buah. ada 5 contoh yang
kekurangan (cantumkan kekurangannya).
kekurangan (cantumkan kekurangannya).
Sebuah Laporan Corrective Action/ ketidaksesuaian selagi tidak terlalu panjang harus berisikan
informasi yang cukup agar memudahkan seseorang yang tidak ikut pada audit itu menjadi sanggup untuk mempertimbangka n keseriousan dari kekurangan itu.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kita harus fair dalam melaporkan penjelasan dari kekurangan itu, misalnya 50% dari PO berisikan keterangan2 yang tidak lengkap dan ini adalah Sangat tidak wajar kalau hanya ada 2 PO yang diambil sebagai sample.
Bila para auditor merasakan ada kekurangan2 yang tidak dapat dimunculkan sebagai laporan2 Corrective Action atau catatan2 ketidaksesuaian karena berada diluar ruang lingkup audit yang diminta dan sepanjang prosedur internal memperbolehkan, maka hal ini dapat dimunculkan sebagai rekomendasi2 atau hal hal untuk pertimbangan oleh dept yang diaudit.
Grading Deficiencies (Pemberian tingkatan kekurangan) :
MAJOR : 1). Tidak ada bukti ketaatan pada suatu prosedur atau unsur system.
2). Beresiko besar terhadap produk akhir atau kwalitas jasa.
MINOR : 1). Bukti yang terbatas atas kesesuaian dengan suatu prosedur.
2). Tidak ada resiko yang nyata terhadap produk akhir atau kwalitas jasa.
Identifikasi Corrective Action:
Correection : tindakan untuk meniadakan suatu ketidaksesuaian yang terdeteksi.
Corrective Action: tindakan untuk meniadakan penyebab dari suatu ketidaksesuaian ya ng terdeteksi.
Corrective Action harus menghapus akar permasalahan dari suatu ketidaksesuaian yang terjadi dan mencegah kejadian ulang.
Corrective Action adalah biasanya didahului dengan koreksi yakni tindakan untuk meniadakan ketidaksesuaian yang terdeteksi yaitu daur ulang.
Merupakan tanggung jawab pokok dari auditee untuk mengidentifikasi Corrective Action yang diperlukan.
Namun untuk membantu, sepanjang mungkin auditor harus coba untuk menetapkan akar permasalahan dari setiap persoalan.
Auditor dapat membantu auditee dalam pengidentifikasian Corrective Action dan Time Scales yang diperlukan dengan mengajukan pertanyaan2 yang layak :
Apa yang menjadi batasan penuh dari permasalahannya?
Mengapa kegiatan ini adalah penting?
Kapan permasalahan itu harus disiapkan?
Pertanyaan2 atas Action untuk mencegah kejadian ulang adalah seperi :
Mengapa, mengapa, mengapa?
Skala waktu apa yang diperlukan?
Tindak lanjut (follow-up) atas corrective action adalah diperlukan untuk menjamin bahwa :
Contoh2 dari permasalahan itu sudah dibetuli yakni perbaikan (corrective) sudah diterapkan.
Permasalahannya sudah ditiadakan secara utuh yaitu akar permasalahan dari persoalan itu sudah diidentifikasi, dan tindakan perbaikan (corrective action) yang layak sudah dilaksanakan dan telah effektif untuk mencegah terulang kejadiannya.
Tindak lanjut (Follow Up) dilakukan dengan :
mengajukan pertanyaan2; Melakukan review catatan2; Melakukan observasi kegiatan2; pengecekan dokumentasi (kalau perubahan2 telah terjadi).
Hal2 yang perlu dipertimbangkan ketika deficiency masih belum hilang sewaktu kembali untuk menilai keeffektifan dari corrective action yang sudah dilakukan oleh auditee adalah:
Apakah akar permasalahan dari deficiency itu sudah diidentifikasikan? Kalau belum, lakukan sekarang. Tergantung pada kebutuhan2 dari system perusahaan anda yang khas, mungkin menerbitkan sebuah laporan deficiency yang baru dan negosiasi ulang suatu tanggal follow up yang cocok.
Apakah Auditee telah mengerjakan, apa yang mereka katakan telah mereka lakukan? Bila tidak, kenapa tidak? Ingat para auditor harus tidak mudah bisa ditipu tapi harus membuat pertimbangan yang fair berdasarkan bukti.
Ketentuan dari suatu system untuk membuat top management mengwaspadai kegagalan2 untuk memenuhi corrective actions yang telah disepakati adalah berguna untuk menjamin bahwa pemeriksaan itu telah dilaksanakan dengan serious.
Apakah corrective action yang sudah direncanakan itu sudah dilaksanakan tapi terbukti tidak effektif? Kalau begitu, corrective action yang lebih lanjut apa yang harus direncanakan?
Kadang2 apa yang kelihatan seperti sebuah solusi yang realistis dan praktis atas sebuah permasalahan bisa menunjukkan kebalikannya.
Lalu apa yang menjadi penting adalah bahwa keadaannya berada dalam control dan tindakan2 lanjutannya telah direncanakan didalam suatu skala waktu yang disepakati.
Dalam hal ini auditor harus menyelidiki control2 per periode apa yang harus ditempuh untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian yang lebih parah yakni inspeksi atau pengecekan2 tambahan.
Yakinkan tindakan seperti itu telah dilakukan dan tindak lanjut untuk mengalamatkan akar permasalahan telah dijadwalkan dalam suatu skala waktu yang telah ditetapkan.
Laporan audit mungkin dibiarkan open dan suatu follow up yang lebih lanjut harus dijadwalkan. Apabila corrective action telah terbukti menjadi tidak effektif dan tidak ada tindakan lanjutan yang telah direncanakan , maka auditor harus memperluas temuan semula.
No. | Ketidaksesuaian yang teridentifikasi | Corrective Action yang telah dilakukan |
1. | Ditemukan tidak ada job descriptions untuk para karyawan dalam dept pembelian. Akar permasalahan : Manager permbelian tidak diminta pada 3 bulan yang lalu sewaktu pelatihan pelantikannya yang menegaskan bahwa hal ini adalah tanggung jawabnya. | Direktur personalia telah merubah program pelatihan pelantikannya untuk para manager |
2. | PO-PO yang khusus selalu tidak memiliki permintaan yang disyaratkan Akar permasalahan : Kegiatan ini tidak dibuat perhatian pada daftar prioritas untuk para manager ini. | Dua orang manager yang telah dilatih dalam kepentingan untuk melengkapi permintaan2 dan prosedur telah dibuat menjadi lebih terprerinci (tertulis). |
3. | Manager permesinan atau manager kwalitas tidak ikut menanda tangani PO-PO yang khusus. Akar Permasalahan : Kedua manager selalu keluar perusahaan mengunjungi para pelanggan atau supplier dan tidak sempat untuk menanda tangani PO-PO itu. | Direktur Tehnik yang memiliki tanggung jawab terakhir untuk departemen2 yang dikontrol oleh manager2 ini, sekarang menanda tangani PO-PO yang khusus atas ketidak hadiran mereka. |
4. | Penggunaan para supplier yang tidak ada dalam daftar para supplier yang telah disepakati. Akar permasalahan : Daftar para supplier yang telah disepakati adalah sebuah dokumen yang tidak terkontrol dan dilakukan oleh manager kwality. | Daftar para supplier yang telah disepakati sekarang adalah dokumen yang terkontrol dan pembelian memberikan sebuah copy yang terkontrol. |
Clause 4.2.3 & 4.2.4 Mandatory Procedure ISO tdd :
1). Document Control (4.2.3)
2). Record Control (4.2.4)
3). Internal Audit (8.2.2)
4). Control of Non Conformance product (8.3)
5). Corrective Action (8.5.3)
6). Preventative Action (8.5.3)
7). Plus mandatory regulatory.
Contoh2 dari persyaratan2 ISO 9001 :
ISO 9001 seksi 6 – Resource Management.
Untuk menjalankan semua business memerlukan sumber2 daya yang dalam kontex ISO 9001 meliputi :
- Sumber2 daya manusia termasuk kompetensi, kewaspadaan, dan pelatihan.
- Infrastruktur seperti pabrik, tempat kerja, teknologi informasi dan komunikasi.
- Lingkungan kerja.
Sumber2 daya nya perlu direncanakan, diterapkan dan diperiksa kecocokan dan keeffektifannya untuk memenuhi kepuasan2 customer dan target2/sasaran2 mutu.
ISO 9001 Seksi 7 – Product Realization.
Realisasi produk adalah suatu istilah yang digunakan untuk menyebutkan pada kumpulan proses2 yang ditujukan untuk mengidentifikasi dan memberikan kepuasan2 pelanggan sampai suatu tingkat pelanggan perindividu.
Sebuah contoh dalam hal ini adalah semua proses2 perorangan yang dilakukan oleh sebuah penerbangan, dari penjualan sebuah tiket kepada seorang customer hingga pada pengantaran penumpangan dan bagasi mereka pada tempat tujuan akhir mereka.
Contoh2 dari proses2 realisasi yang dipakai pada kebanyakan perusahaan adalah bagian penjualan, pembelian, pengiriman, dan penfakturan.
Bagi sebuah perusahaan industry proses2 realisasi dapat juga termasuk proses2 produksi, inspeksi dan test, kalibrasi, dan pemasangan.
Bagi sebuah perusahaan jasa seperti sebuah hotel maka proses2 realisasinya adalah penyambutan tamu, restaurant, dan room services.
Ada proses2 realisasi lain yang lebih kepada proses2 pendukung daripada proses2 operasional. Namun juga perlu direncanakan dan diatur agar kebutuhan2 dan pengharapan2 pelanggan terpenuhi.
Produksi dari bahan2 advertensi adalah merupakan sebuah proses seperti itu. Sebuah catalog yang secara tidak tepat menguraikan sebuah produk atau jasa kadang2 akan mengarahkan pada sebuah complain dari seorang pelanggan yang tidak menerima apa yang mereka harapkan.
ISO 9001 seksi 8 – Measurement, Analysis and Improvement.
Ada suatu persyaratan untuk merencanakan, menerapkan monitoring, pengukuran, analisa, dan proses2 peningkatan dengan sasaran untuk :
- Membuat kepastian produk sesuai dengan persyaratan2nya.
- Membuat kepastian bahwa proses2nya dalah mampu, dapat dipercayai, dan effektif.
- Membuat kepastian system manajemen nya telah diikuti.
- Secara kontiniu meningkatkan effektivitas dari system manajemen mutu, yakni secara terus menerus meningkatkan kemungkinan bahwa persyaratan2 perundang2an dan kepuasan pelanggan akan terpenuhi.
ISO 9001 Seksi 8.2.1 – Customer Satisfaction.
Satu aspek utama dari system pengukuran dan sebuah persyaratan ISO 9001 adalah pada cara2 perencanaan dan penerapan untuk pengumpulan dan penggunaan informasi yang berkaitan dengan sudut pandang pelanggan terhadap apakah organisasi itu telah memenuhi kepuasan2 pelanggan.
ISO 9001 seksi 8.5.1 – Continual Improvement.
Continual Improvement : Kegiatan yang berulang2 untuk meningkatkan kemampuan untuk memenuhi persyaratan2.
Tuntutan dari proses2 pengukuran adalah untuk mengumpulkan data yang factual yang dapat digunakan untuk mengkoreksi setiap kekurangan2 dalam penyusunan2 yang telah direncanakan yang mencakup kebutuhan2 :
- Untuk membetuli sesuatu yang sudah harus dikerjakan tapi belum diselesaikan.
- Untuk meningkatkan setiap proses atau sumber daya yang masih belum dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan.
- Untuk meningkatkan setiap pengukuran2 yang telah terbukti menjadi tidak dapat dipercayai.
- Untuk menunjukkan setiap akibat2 yang tidak diharapkan dari rencana itu.
Kepuasan2 pelanggan kadang2 dapat terpenuhi dan kadang tidak, dimana tindakan harus diambil untuk menaikkan kemungkinan bahwa kepuasan pelanggan terpenuhi secara ideal 100% setiap saat. Sebagai sesuatu yang minimum, kerja keras untuk memenuhi kepuasan2 pelanggan dan legal 100% setiap saat adalah apa yang dibutuhkan aspek continual improvement dari ISO 9001.
Biasanya continual improvement hanya berkenan dengan deficiencies, namun aspek yang lain adalah untuk melihat ke masa depan dan link link pada keperluan bagi top manajemen untuk mereview kebutuhan bagi perubahan2 masa depan pada system manajemen. Seperti : kepuasan2 pelanggan dan perundang2an secara tetap berubah ; Organisasi2 kompetitor memuktahirkan produk2nya.
Berhubung ada perubahan2 dalam teknologi, aturan2 baru dan perundangan yang keluar menyebabkan kepuasan2 pelanggan senantiasa berubah sepanjang masa. Dengan demikian setiap saat PDCA dimulai dengan suatu review oleh top manajemen atas apa yang telah dicapai dan apa yang perlu dicapai di masa yang akan datang.
Audit2 sistem manajemen mutu (QMS) internal untuk mencapai sasaran2 sbb :
- Verifikasi kesesuaian dengan pengaturan2 yang telah direncanakan.
- Menetapkan keeffektifan dari suatu system manajemen mutu.
- Mengidentifikasi peluang2 untuk peningkatan.
- Menentukan kesesuaian dengan persyaratan2 ISO 9001.
Pemeriksaan intern menggalakan peningkatan dengan :
- Menetapkan keeffektifan dari system manajemen mutu (QMS) untuk memenuhi kebijakan dan sasaran2.
- Menetapkan keeffektifan dari system manajemen mutu untuk memenuhi dan memuktahirkan kepuasan2 pelanggan.
- Melibatkan orang yang diwawancarai melalui pelacakan input mereka yang berkaitan peluang2 peningkatan.
ISO 9001 clause 8.2.2 : para auditor seharusnya tdk boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Clause 8.2.2 ini berkaitan dengan beberapa clause lain sbb :
- Realisasi produk (7.1) :
Apakah system internal audit meverifikasi kesesuaian system manajemen mutu (QMS) dengan penyusunan2 yang direncanakan untuk realisasi produk.
- Kebijakan mutu (5.3); Sasaran mutu (5.4.1); dan focus customer (5.2) :
Apakah system internal audit meverifikasikan keeffektifan system manajemen mutu pada pencapaian kebijakan dan sasaran2 dan para pelanggan eksternal?
- Kontrol atas dokumen2 (4.2.3):
Apakah prosedur untuk audit2 internal adalah suatu dokumen yang terkontrol, yakni isinya yang telah disetujui sebelum dikeluarkan dan disetujui kembali untuk penerbitan kembali, apakah ada suatu mekanisme untuk penyebarannya, apakah telah diformatkan dalam house-style, apakah sudah diberikan halaman, apakah memiliki suatu revisi status atau tanggal dari edaran atau sama?
- Kontrol atas catatan2 mutu (4.2.4) :
Apakah catatan2 audit dipelihara dalam suatu tempat yang aman, apakah waktu penyimpanan catatan audit ditentukan, apakah penyusunan2nya direncanakan pada tempat untuk pengaturan catatan audit? Catatan2 audit termasuk catatan2 dari hasil2 audit, koreksi, corrective action dan follow up.
- Corrective action (8.5.2) :
Bila catatan2 ketidaksesuaian dikeluarkan oleh para internal auditor, apakah ada suatu system yang effektif ditempat untuk menghilangkan dan mencegah terulang kembalinya ketidaksesuaian2?
- Sumber2 daya manusia (6.2) :
Apakah ada jumlah internal auditor yang cukup dan apakah cukup kompeten?
- Review Manajemen (5.6.1) : Apakah top manajemen ada mereview hasil2 audit?
- Monitor atas proses internal audit (8.2.3):
Bagaimana proses internal audit dimonitorkan.
- Peningkatan yang berkesinambungan (8.5.1):
Apakah organisasi itu menggunakan hasil2 audit untuk meningkatkan keeffektifan?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar